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#Comptabilité - 09-06-2020
Oodrive, leader européen de la gestion des données sensibles, a mandaté OpinionWay pour mener l'enquête auprès des entreprises de 500 salariés et plus, afin de connaître leur avis sur la signature électronique et l'usage qu'elles en avaient.
Réalisée avant la période de confinement, cette étude révèle une faible adoption de cet outil, alors qu'il s'est avéré clé pour la poursuite de l'activité. Cette réalité s'est traduite par une forte hausse de la demande pour les solutions de signature électronique pendant la période de confinement. Une tendance qui devrait se poursuivre malgré le retour progressif à la normale.
Alors que près de 9 cadres sur 10 signent des documents plusieurs fois par semaine, dont 55 % tous les jours, très peu (8 %) ont totalement substitué la signature papier à celle dite électronique. 1 salarié sur 2 équipés alterne ainsi encore entre l'une et l'autre.
Réalisée avant la crise du Covid-19, l'étude a mis en avant le fait que lorsque que l'entreprise est utilisatrice de la signature électronique, les Directions Administratives et Financières sont celles qui ont le plus largement adopté cet outil numérique (73 % d'utilisateurs), loin devant les départements juridiques (43 %), achats (43 %) et commerciaux (25 %). Ainsi, pour signer des contrats clients B2B, seuls 19 % des personnes interrogées utilisent la signature électronique.
Pourtant ses avantages sont clairement perçus par les utilisateurs dont, notamment, le gain de temps (66 %), la simplification des processus (63 %), ainsi que les économies (papier, frais d'envoi, etc.) réalisées (32 %). La signature électronique est notamment appréciée pour sa simplicité d'utilisation (89 %) et la possibilité qu'elle donne d'archiver facilement les documents une fois signés (57 %).
Avant la crise, très peu d'entreprises étaient réellement prêtes à fonctionner 100 % à distance. Et il y a fort à parier que les chiffres qui ne manqueront pas d'être communiqués dans les prochaines semaines démontreront que les plus avancées dans leur transformation digitale seront aussi celles qui auront le mieux résisté à la période du confinement.
Les entreprises ne disposant pas de la signature électronique notamment, ont vécu pour beaucoup un coup d'arrêt brutal de leurs projets, se retrouvant parfois dans l'incapacité de contractualiser avec leurs clients ou de lancer de nouvelles demandes de prestations. Le ralentissement du service de La Poste et des coursiers a accentué ce phénomène. Les entreprises ont ainsi été nombreuses à se retrouver dans l'impossibilité physique d'échanger un document papier de façon sécurisée.
À cela est venue s'ajouter la fermeture des sièges sociaux amenant une contrainte supplémentaire : où et à qui envoyer son recommandé ? Enfin, pour les documents nécessitant la signature de plusieurs responsables de l'entreprise, la difficulté a été décuplée. Autant de situations qui ont entraîné mécaniquement des retards dans le traitement des dossiers et donc un ralentissement de l'activité.
Début 2020, la signature électronique était encore perçue comme une technologie de confort par les entreprises. Près de la moitié des structures de 500 collaborateurs ne l'utilisait pas et, lorsque cette solution était déployée, elle concernait le plus souvent moins de 3 départements dans la société. La situation actuelle met largement en lumière l'importance des outils de digitalisation en général et de celui-ci en particulier pour la poursuite de l'activité.
Des initiatives solidaires menées pendant le confinement, comme celle d'Oodrive qui a offert un abonnement de 3 mois aux entreprises pour leur permettre d'utiliser sa solution de signature électronique, ont contribué à cette prise de conscience. Ainsi, le leader européen de la gestion des données sensibles a enregistré 200 % de souscriptions supplémentaires à ce service sur les deux derniers mois.
Avec la poursuite du télétravail dans un grand nombre d'entreprises pendant encore plusieurs mois et la distanciation sociale imposée aux professionnels pour contrer la crise sanitaire, cette tendance devrait s'accentuer encore. Par ailleurs, le télétravail est dorénavant perçu comme un dispositif à part entière des plans de continuité d'activité des organisations qui, si elles se veulent résilientes, se doivent d'être correctement outillées.
« La crise a été un électrochoc pour de nombreuses entreprises, qui vont, c'est certain, investir demain plus massivement dans les solutions de dématérialisation, notamment pour tout ce qui concerne leurs processus collaboratifs et de signature interne et externe. La signature électronique va nécessairement faire partie des dispositifs prioritaires mis en place. Cette nouvelle habitude va ainsi s'ancrer durablement dans le quotidien des cadres. Pour nous, cela ne fait aucun doute : demain, les directions administratives et financières ne seront plus les seules à plébisciter cet outil. D'autant qu'essayer la signature électronique, c'est l'adopter. Les entreprises qui ont profité de la crise pour s'équiper ne reviendront pas en arrière », conclut Stéphane Ankaoua, Directeur Général en charge des opérations chez Oodrive.
La rédaction
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