#ERP - 29-08-2022

Les 7 conseils pour mener vos sessions d’expression de besoins

Mettre en place un logiciel mal ou non utilisé n’est pas si rare. Avoir la vision utilisateur permet de limiter fortement ce risque. Le recueil de leur besoin peut se faire lors d’entretiens individuels ou d’ateliers en groupe. Voici les xx conseils pour mener vos sessions d’expression de besoins

1- Cadrez le sujet

Vous allez identifier, affiner et prioriser les besoins et attentes des utilisateurs sur un sujet. Cadrez le sujet et fixez-vous un objectif de façon à définir les acteurs à rencontrer, le nombre et la durée des ateliers. Envoyez l’ordre du jour aux participants pour qu’ils comprennent le but de la séance et puissent préparer des éléments.

2- Tenez compte des contraintes

Ne pas faire un atelier de 2 heures en présentiel avec des acteurs de toute la France vous parait logique, mais on ne pense pas toujours aux contraintes. Il est primordial de les inclure dans l’organisation des sessions. Cela peut concerner la localisation mais aussi les contraintes opérationnelles, la hiérarchie…

3- Préparez la session

Maitriser le contenu traité vous permettra d’identifier des sujets pour alimenter les échanges et de mieux comprendre vos interlocuteurs. Lisez la documentation disponible, envoyez un questionnaire préalable aux interlocuteurs… plusieurs moyens s’offrent à vous.

4- Limitez le nombre de participants

Limitez le nombre de participants à 5 personnes de façon à animer plus efficacement les échanges. Vous pourrez croiser les besoins si vous organisez plusieurs ateliers avec des interlocuteurs différents. Si vous n’avez pas le choix et que vous avez un grand nombre d’utilisateurs, prévoyez de les faire réfléchir en sous-groupe.

5- Variez les types de questionnement

Le questionnement est le premier outil pour recueillir les besoins. Posez des questions ouvertes ou factuelles pour les faire s’exprimer (QQOQCCP, « que pensez-vous de… », « décrivez moi… »). Les questions de reformulation vont vous permettre de valider (ou non) votre compréhension. Quoi qu’il en soit, faites préciser le plus possible pour éviter toute interprétation, n’ayez pas honte de dire que vous ne comprenez pas.

6- Ecoutez

Utilisez l’écoute active, sans jugement ou a priori. Laissez les utilisateurs parler librement (en les réorientant si la discussion diverge), rebondissez sur les mots utilisés. Cela vous permettra de révéler des besoins cachés. Dans le cas d’un atelier à plusieurs acteurs, l’écoute vous permettra de proposer le meilleur consensus.

7- Utilisez plusieurs techniques

De nombreuses techniques d’animations peuvent être utilisées pour favoriser l’émergence des idées (post-its, brainstorming, prototypage…). Variez les techniques d’un atelier à l’autre et adaptez-vous au public.

Ces sessions de recueil de besoin sont bon moyen de préparer l’accompagnement au changement. Vous pourrez dès cette étape observer la façon dont les utilisateurs perçoivent la mise en place de votre nouvel outil.

___________________________________________

A propos de l'auteure
Adeline Darnay est la cofondatrice de Mon Projet Logiciel. Les PME utilisent de plus en plus de logiciels. Or, elles sont souvent très seules pour mener à bien, notamment, l'élaboration du cahier des charges et le choix de l'éditeur final. Pour les aider, Mon Projet Logiciel leur propose des solutions d'accompagnement en visioconférence, adaptées à leur budget.
Adeline est aussi coach et formatrice certifiée, spécialisée dans les enjeux de gestion du stress, de communication interpersonnelle, d'affirmation de soi et de conduite de changement.

Adeline Darnay

PARTAGEZ :