#Ressources Humaines - 20-09-2018

Avec Coffreo, le groupe Butard-Paris digitalise ses documents RH

Le groupe de traiteur haut-de-gamme (Butard-Enescot et Raynier Marchetti) annonce ce 20 septembre 2018, avoir choisi la plateforme Coffreo, pour la dématérialisation de ses échanges RH. Ce groupe emploie 250 personnes et gère jusqu'à 1 000 contrats par jour selon les périodes (CDDU, CDD, intérimaires).

Le groupe Butard-Paris souhaitait fluidifier les échanges avec les salariés et les nouveaux collaborateurs, disposer d'une traçabilité et éviter la perte de documents sensibles. Ce groupe traite un flux très important de documents avec l'embauche quotidienne de nombreux 'extras'. Cela représente à l'année 35 000 contrats. De plus, ce spécialiste de l’évènementiel s'est engagé depuis plusieurs années dans le déploiement d'une politique RSE active.

Ce groupe utilise la solution EventSoft d'Intrapole, un logiciel de gestion des ressources dédié aux entreprises de l'événementiel et du spectacle permettant notamment de produire les DPAE et contrats, d’organiser et de planifier les prestations. Compatible avec cet outil, Coffreo a été choisie par le Groupe Butard-Paris pour sa souplesse fonctionnelle et la simplicité de son interface. Le périmètre de ce projet comprend la signature électronique des contrats, la digitalisation des bulletins de paie et la mise à disposition des salariés de leurs documents RH stockés dans un coffre-fort numérique sécurisé.

Mise en place depuis le 1er mai 2018, et opérationnelle en quinze jours, la plateforme a permis la digitalisation immédiate de plus de 2 000 contrats et 800 à 1 000 bulletins de salaires, disponibles dans le Cloud.

Pour les nouvelles embauches, la signature électronique offre de multiples bénéfices aux salariés. Elle fluidifie et sécurise le processus en 3 étapes :

1/ le futur collaborateur reçoit un mail et un SMS avec un lien pour créer son coffre-fort électronique, puis découvrir son contrat signé électroniquement par le groupe, le lire et en approuver les termes

2/ il demande ensuite à recevoir un code de signature par SMS pour le signer électroniquement,

3/ le contrat est signé du groupe et du collaborateur et chacun dispose de son exemplaire signé des 2 parties dans leur coffre-fort respectif avec un archivage à valeur probatoire.

« La solution Coffreo répond à notre ambition d'améliorer la fluidité des procédures d'information. Coffreo optimise nos échanges et améliore notre efficacité organisationnelle », indique Franck Lelièvre, Directeur d'exploitation Groupe Butard.

S'il est encore trop tôt pour dresser le bilan de ce programme, ce projet s'accompagne déjà d'importantes économies de papier, de la suppression d'impressions recto-verso de plus de 70 000 pages, des frais d'affranchissements et de mise sous enveloppes. A termes, 50 000 bulletins de salaires seront digitalisés par an.

« Nous sommes fiers d'accompagner le Groupe Butard, une référence dans l'univers des traiteurs de prestige. La performance de notre offre associée à une maintenance de proximité, disponible 7/7 et 24h sur 24, ont été des points forts dans l'adoption de notre plateforme », dit Emmanuel Cudry, président et co-fondateur de Coffreo.

Entreprise française créée en 2007, Coffreo est un acteur majeur du contrat de travail digitalisé avec plus de 500 000 contrats signés électroniquement chaque mois et facilite les échanges avec plus d'1 100 000 salariés.

La Rédaction

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