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#Ressources Humaines - 03-07-2023
Pour la paie de ses 8 500 collaborateurs en France, Bureau Veritas, un des leaders du secteur des tests, inspections et de la certification, a renouvelé son contrat avec ADP en début d’année 2023. Après avoir choisi ADP Link comme solution de paie, cette entreprise a opté pour le module RH de gestion des temps et activités (GTA) ADP Time Connect. Bureau Veritas, comptant près de 400 000 clients et présent dans 140 pays, est un client historique d’ADP, utilisateur de ses solutions de paie depuis 25 ans.
Déjà client et partenaire du leader mondial des solutions de gestion du capital humain, Bureau Veritas a souhaité, en 2015, déployer un système d’information RH (SIRH) universel au sein de l’ensemble de ses 1 600 implantations à travers le monde, ce qui a été l’occasion de réfléchir à la mise en place d’une nouvelle solution de paie. L’entreprise souhaitait que la paie soit intégrée au Core RH, c’est-à-dire à la base de données qui rassemble les informations relatives aux collaborateurs, pour éviter une double saisie et optimiser l'efficience de ses processus RH. Le projet représentait un enjeu sensible, car il convenait de maintenir un processus de paie fiable et exécuté en temps et en heure pour le bénéfice des collaborateurs de l’entreprise.
Face à ces enjeux, Bureau Veritas a décidé de recourir à la solution de paie ADP Link, implémentée en 2015. Cette solution dédiée aux très grands comptes propose un moteur de paie entièrement personnalisable, avec de nombreuses fonctionnalités : gestion multi-structures (juridiques, organismes, etc.) et multi-conventions, hiérarchisation fonctionnelle du réglementaire (légal, convention, accords, contrats, éléments variables, etc.), réalisation de calculs de paie à la demande (paie de simulation, paie de solde de tout compte, etc.), individuellement ou par groupe. Socle de leurs données paie, ADP Link est aujourd’hui clé au sein de l’organisation de Bureau Veritas.
En intégrant ADP Link au sein de son Core RH, Bureau Veritas est passé d’une logique de gestion administrative de la paie à une gestion administrative plus large incluant la performance, le recrutement et les plans de succession. En plus de la France, cette configuration est déployée aux Etats-Unis et au Canada.
Le déploiement sur 6 mois a nécessité une coordination entre la gestion administrative, les responsables RH, les contrôleurs de gestion, la comptabilité et le service informatique. Plusieurs ateliers ont été organisés afin d’expliquer les raisons de l’intégration d’ADP Link au sein du Core RH, ainsi que la nouvelle philosophie en matière de gestion des ressources humaines. Le déploiement s’est déroulé sur 6 mois avec de nombreux tests qui ont été effectués, notamment des « paies à blanc » démarrées en janvier 2016.
En croissance et en phase avec sa stratégie d’acquisition, Bureau Veritas compte sur ADP Link pour sécuriser et optimiser les processus de paie, avec des données qui sont disponibles en toute sécurité, à jour et sans erreur. Ce service unique dispose, par ailleurs, d’une veille légale permettant d’actualiser automatiquement les processus et d’en assurer la conformité.
Le faible nombre de questions de la part des salariés prouve leur satisfaction concernant la gestion de leur paie. Ils reconnaissent les atouts de la solution en termes de fiabilité et de conformité, ainsi que la possibilité de pouvoir bénéficier de l’accès à un coffre-fort numérique pour leur bulletin de paie et l’intégralité de leurs documents RH.
Les utilisateurs du service RH saluent, quant à eux, un outil simple, fiable et intuitif. Dans un contexte où les évolutions réglementaires sont nombreuses, il représente un réel gain de temps dans la gestion des bulletins de paie et de la DSN (Déclaration Sociale Nominative). Les équipes RH peuvent en conséquence consacrer plus de temps à répondre aux attentes des collaborateurs notamment en termes de formation et d’évolution de carrière, ce qui est primordial pour retenir les talents.
L’applicatif ADP Link permet enfin de fournir à la direction Financière des informations et des analyses d’une grand finesse, permettant le bon pilotage des enjeux de masse salariale, clés pour une entreprise de services comme Bureau Veritas.
En 2019, Bureau Veritas a souhaité optimiser ses processus RH en poussant plus loin l’automatisation de ses processus RH afin que celle-ci puisse se concentrer notamment sur l’amélioration de l'expérience collaborateur. Parmi ceux-ci, la Gestion des Temps et Activités (GTA) nécessitait d’être harmonisée et automatisée. En effet, les pratiques en la matière au sein de Bureau Veritas étaient très disparates, avec des applicatifs parfois obsolètes ou incomplets. L’entreprise était donc confrontée à l’enjeu de devoir unifier et moderniser ses systèmes de gestion des temps, et souhaitait pouvoir recourir à une solution mobile. Celle-ci devait également être suffisamment robuste pour intégrer les changements réglementaires suite à la renégociation avec les représentants du personnel de la convention collective et du statut social.
Après un appel d’offres, Bureau Veritas a décidé de retenir ADP Time Connect, une application intégrée en temps réel au SIRH qui facilite et sécurise la réalisation de la paie. Cela faisait sens de consolider la paie et la gestion de temps au sein d’ADP. La solution ADP Time Connect met à disposition des collaborateurs et managers un portail collaboratif donnant accès aux fonctionnalités de la gestion des temps. En plus des informations concernant les absences des salariés, tels que les congés ou les RTT, ADP Time Connect répertorie les événements de présence, comme le télétravail ou la formation, ce qui simplifie le suivi du temps de travail au sein des différentes activités de l’entreprise.
Le projet a été divisé en 3 lots de livraison en juin 2021, en novembre 2021 et en novembre 2022. La première phase de l’implémentation a consisté à recueillir les règles existantes au sein de l’organisation en matière de gestion des temps de travail afin de les intégrer dans la solution. Des ateliers ont été organisés, impliquant les équipes en charge du SIRH, les responsables RH, ainsi que les managers opérationnels afin que chacun comprenne les modalités et enjeux d'utilisation, et se familiarise avec l’ergonomie des écrans.
Lors de la phase de paramétrage, les équipes d’ADP ont développé de nouvelles fonctionnalités afin de répondre au cahier des charges de Bureau Veritas. Après la réalisation de nombreux tests, des actions de communication, de formation et d’accompagnement au changement ont été organisées.
ADP Time Connect est aujourd’hui très appréciée par les collaborateurs. C’est un outil simple et intuitif dont ils reconnaissent les nombreux atouts en termes d’ergonomie, et leur permet en toute facilité de poser leurs jours de RTT et congés, de visualiser leur solde de congés ou encore d’indiquer leurs jours d’absence. Ces informations étant facilement accessibles, cela permet de fluidifier les échanges entre salariés et managers.
Bureau Veritas dispose désormais, grâce à ADP Time Connect, d'un outil qui lui a permis d’harmoniser ses pratiques en matière de gestion des temps. Le recueil des informations directement auprès des salariés constitue un réel gain de temps et de productivité pour la fonction RH qui peut ainsi se concentrer sur d’autres tâches. Enfin, les règles légales de gestion des temps en vigueur au sein de l’organisation étant intégrées dans l’application, l’activité RH est facilitée et sécurisée.
« Nous sommes ravis d’être depuis 25 ans un partenaire d’ADP, dont l’expertise en matière de gestion de la paie et du capital humain n’est plus à démontrer. Aujourd’hui, ADP nous accompagne sur une large palette de thématiques RH et plus seulement sur la paie. En un mot, c’est un vrai partenariat, qui s’est développé en fonction de nos besoins, et qui continuera à le faire. ADP et Bureau Veritas sont deux entreprises globales qui partagent les mêmes valeurs : des avancées technologiques et des innovations, mais toujours avec le collaborateur au centre, pour de meilleures expériences salarié et manager. » a déclaré Fernanda Ribeiro, VP HR Operational Excellence & Digitalisation de Bureau Veritas.
« Les données RH et paie sont sensibles et leur gestion requiert donc une attention toute particulière en matière de sécurité. S’appuyer sur un système sécurisé pour payer les collaborateurs et assurer la veille réglementaire est déterminant en France : avec ADP, nous ne sommes pas pris au dépourvu. Grâce à ces solutions innovantes, nous pouvons gérer efficacement nos données, en garantissant leur sécurité avec une meilleure connaissance de nos collaborateurs. Les fondamentaux d’ADP et Bureau Veritas sont les mêmes, ce qui aide à travailler ensemble pour réaliser nos missions. » souligne Florent Lacoche, Directeur Rémunération & Avantages Sociaux et Opérations RH France chez Bureau Veritas.
« Nous sommes fiers, chez ADP, d’accompagner Bureau Veritas dans l’optimisation et la sécurisation de ses processus RH et paie. C’est une véritable relation de proximité entre les équipes d’ADP et celles de Bureau Veritas qui s’est construite au fil des ans et qui a vocation à perdurer puisque le contrat qui nous lie a été renouvelé pour les 3 prochaines années. Bureau Veritas attache beaucoup d’importance à la sécurité, la gestion des données et le sens du service : ce sont des valeurs que nous partageons également chez ADP. » indique Carlos Fontelas De Carvalho, Président d’ADP en France et en Suisse.
Il poursuit : « ADP Link et ADP Time Connect permettent à Bureau Veritas de gagner en efficacité, de mieux accompagner les collaborateurs et de piloter leurs activités avec plus de précision. Aujourd'hui, la gestion des données RH est pour les grandes entreprises un enjeu de plus en plus important, elles peuvent ainsi les utiliser pour réaliser des analyses et pour prendre de meilleures décisions stratégiques ».
La Rédaction
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